ఫైల్కు మెమోను ఎలా వ్రాయాలి

"ఫైలు" కు ప్రసంగించిన కార్యాలయ కమ్యూనికేషన్, ఉపాధి రికార్డులకు, అలాగే వ్యాపార అనురూపతకు ప్రాథమిక ఆకృతికి కట్టుబడి ఉండాలి. ఫైలు జ్ఞాపిక సిబ్బంది నియామకాలు లేదా ఉపాధి నిర్ణయాలు వంటి చర్యలు పత్రబద్ధం ఉద్దేశించబడింది. అలాగే, వారు మానవ వనరుల కార్యకలాపాలు మరియు కార్యాలయ పరిశోధనలు సంబంధించిన వాస్తవాలు మరియు పరిస్థితులలో సంరక్షించేందుకు.

చిరునామాి

మీ మెమో ఫైల్ను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి ఉద్దేశించినప్పటికీ, ఇప్పటికీ సంభాషణ కాపీని అందుకునే చిరునామాలను ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఉద్యోగి యొక్క పత్రాన్ని ప్రమోషన్ కోసం ఆమె పరిశీలించినట్లయితే, మీరు ఆమె ప్రస్తుత సూపర్వైజర్ మరియు సూపర్వైజర్ను కొత్త పాత్రలో నివేదిస్తారని మీరు కోరుకోవచ్చు. అదనంగా, ఉద్యోగిని మెమో యొక్క కాపీని అందించండి.

$config[code] not found

సున్నితమైన సమాచారం

సున్నితమైన సమాచారాన్ని గురించి కార్యాలయంలోని జ్ఞాపికలు తెలుసుకోవలసిన అవసరం ఉన్నవారికి మాత్రమే ప్రసంగించాలి మరియు HR మరియు ఉద్యోగి పర్యవేక్షకుడిలో చర్చించకూడని సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటే మెమోలు స్పష్టంగా "గోప్యంగా" గుర్తించబడాలి. కొన్ని సందర్భాల్లో, సున్నితమైన విషయాల గురించి దాఖలు చేయవలసిన మెమోలు ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్ లో అన్నింటిని ఉంచకూడదు. ఉదాహరణకు, లైంగిక వేధింపుల వంటి కార్యాలయ దర్యాప్తు సందర్భాలలో, ఫైల్కు సంబంధించిన మెమోను దర్యాప్తు ఫైల్లోకి వెళ్లి ఉద్యోగి యొక్క సిబ్బంది ఫైల్ కాదు.దర్యాప్తు ప్రయోజనాల కోసం దాఖలు చేసే మెమోలు గోప్యంగా ఉండి సిబ్బందికి మాత్రమే అందుబాటులో ఉంటాయి, HR సిబ్బంది, కంపెనీ అధికారులు మరియు యజమానులు లేదా న్యాయవాది వంటివి తెలుసుకోవాలి.

మెమో విషయ సూచిక

ఈ మెమో కొనసాగుతున్న కరస్పాండెన్సులో తప్ప, మీరు పరిస్థితులను వివరించడానికి లేదా మీ డాక్యుమెంటేషన్ కోసం కారణాన్ని వివరించాల్సిన అవసరం ఉండవచ్చు. ఇది ఒక సిబ్బంది విషయం - ఒక విచారణ కంటే - ఉద్యోగి పేరు, విభాగం, స్థానం మరియు ఉపాధి పొడవు తో మెమో ప్రారంభించండి. ఉదాహరణకు, మీరు బదిలీ కోసం ఒక ఉద్యోగి అభ్యర్థనను క్లుప్తీకరిస్తే, మీ మొదటి పేరాలో ఉద్యోగి స్థానం మరియు ఆమె బదిలీని కోరిన స్థానం లేదా విభాగం వంటి సంబంధిత సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి. ఆమె బదిలీ అభ్యర్థన మంజూరు చేయబడినా లేక తిరస్కరించబడిందా అనే దాని గురించి కూడా వివరాలు ఉన్నాయి.

పంపిణీ మరియు ఆర్కైవ్స్

మీరు ఒక ఉద్యోగి యొక్క ఫైల్కు వ్రాస్తున్నట్లయితే, పంపిణీ జాబితాలో భాగంగా ఆర్.ఆర్ సాధారణ అక్షరాలతో కూడిన కాపీని కాపీ చేయాలి. అదనంగా, ఉద్యోగి ఒక కాపీని అందుకుంటాడు మరియు మెమో యొక్క రహస్య కార్యాలయ దర్యాప్తులో భాగంగా ఉన్నట్లయితే, ఉద్యోగి సమాచారం కోసం రహస్యంగా ఉండే ఇతర పార్టీలు కూడా చేయబడతాయి. ఆ సందర్భంలో, HR మరియు విచారణ పని సిబ్బంది మాత్రమే మెమో యాక్సెస్ ఉండాలి. మెమోను కలిగిన ఫైల్ మీ ఆర్కైవ్కు పంపినప్పుడు, హెచ్ డి డిపార్ట్మెంట్ డిపార్టుమెంటు జనరల్ రిపోర్టర్ ఫైల్లోని మెమో యొక్క కాపీని కలిగి ఉంటుంది.