నేను కొత్త అమెజాన్ కిండ్ల్ eBook రీడర్ గురించి గత కాలమ్ లో రాశాడు మరియు చెప్పారు:
$config[code] not found"కాగితపు కార్యాలయాల పట్ల నిజాయితీగా ఎదురుచూడడానికి మేము అన్ని ఆత్రుతగా వేచి ఉన్నాము, కానీ ఈ వాగ్దానం ఎన్నడూ లేనంత గందరగోళంగా ఉంది."
కానీ బహుశా పేపర్లెస్ ఆఫీస్ దృష్టిలో ఉంది. అవును, పేపరు లేని కార్యాలయం ఇప్పటికీ కల అని చెప్పేవారికి నేను విన్నాను. కానీ ఇక్కడ ఉన్న కీలకమైనది గురిపెట్టి, పని చేయడానికి, పనితీరును పెంచుకోవడమే, అంతిమ లక్ష్యాన్ని సాధించడంలో పరిపూర్ణత కాదన్నది నేను భావిస్తున్నాను. సరైన సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థ కొత్త సమాచారాన్ని మరియు సాంకేతిక పరిజ్ఞానంతో కాగితం యొక్క ప్రాక్టికాలిటీని మిళితం చేయవచ్చు.
పారిశ్రామికవేత్తలు మరియు చిన్న వ్యాపార యజమానులు, మేము ఉపయోగించే కాగితం మొత్తాన్ని తొలగించాలనుకుంటున్నాము, ఎందుకంటే ఇది ఉత్పత్తి చేయడానికి, నిర్వహించడానికి మరియు తిరిగి తీసుకోవడానికి చాలా సమయం (మరియు డబ్బు) అవసరం. అలా చేస్తే మీ కంపెనీకి డబ్బు ఆదా చేయవచ్చు, మరియు మీకు మరింత డబ్బు సంపాదించడానికి సహాయపడుతుంది.
సమాచారం యొక్క ప్రస్తుత విస్తరణతో, నేటి ప్రపంచం యొక్క వేగంతో మనం మరియు ఇతరులకు సమాచారాన్ని అందుబాటులో ఉంచాలి.
కాగితంపై పరిశీలించి మరియు ఫైల్స్ మీ వ్యాపారంలో నిర్వహించబడుతున్నాయి.
మీరు నా లాంటిది అయితే, మీరు కనుగొన్నది మీకు సంతోషంగా లేదని సూచించడానికి నేను చాలా బోల్డ్ అవుతాను.
మీరు ప్రపంచంలోని అత్యంత వ్యవస్థీకృత కార్యాలయాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు, అయితే మీ రికార్డు-కీపింగ్ను వ్యవస్థీకరించడానికి మరియు సంస్థ యొక్క ఈ పద్ధతిని నిలబెట్టుకోవడానికి రియల్ డాలర్లకు అనువాదం చేస్తుంది - R & D మరియు మార్కెటింగ్లో ఖర్చు చేయగల గంటలు.
మీరు ఫైళ్ళను అమర్చిన 'పైల్స్' నియమాన్ని అమలు చేస్తున్నారా, ప్రతిదీ చక్కగా ఉన్నట్లు మీకు తెలుసా? భౌతిక చిందరవందర ఈ కారణాలు, అలాగే మీరు భావిస్తున్న అపరాధం గురించి ఆలోచించండి, ఎందుకంటే మీరు ఈ పాల్స్ ద్వారా 'వెళ్లవలసిన అవసరాన్ని' అనుభవిస్తున్నారు.
కాగితం ఫైల్స్ మీ కార్యాలయాన్ని స్మరించినట్లయితే, "కాగితం లేనిది" అనేది మంచి ఎంపిక కావచ్చు. కానీ, సరిగ్గా, మీ వ్యాపారానికి పేపరులేని అర్ధం కావడం ఏమిటి? ఇది చేయాలనే నిర్ణయం తీసుకోవడమే కాక తిరిగి వెనక్కి రావడం లేదు. ఇది కంప్యూటర్లో స్కాన్ చేయబడిన అన్ని ఫైళ్లను పొందడం మరియు శిక్షణా సిబ్బంది డిజిటల్ ఫైళ్ళను ఉపయోగించడం.
ఒక అనుబంధ నుండి మరొకదానికి లేదా మీ వ్యాపారాన్ని క్లయింట్ లేదా కోణం క్లయింట్కు పంపించాల్సిన ఆ పత్రాలు ఇప్పుడు ఎక్కడ అవసరమో అక్కడ చూడవచ్చు. మీ కంపెనీ చాలా గంటలు మరియు అంతులేని డాలర్లను ఉత్పాదకత మరియు సామర్థ్యంతో మాత్రమే సేవ్ చేయవచ్చు.
రియాలిటీ అంటే మీ కార్యాలయం ఎల్లప్పుడూ కాగితాన్ని ఉపయోగిస్తుంది. పదం 'పేపర్లెస్' చేరుకోవడానికి ప్రామాణికమైనది. కొందరు వ్యక్తులు వాటిని చదవడానికి విషయాలు ప్రచురించాల్సిన అవసరం ఉంది. మీతో పాటు తీసుకువెళ్ళడానికి మరియు ఇతర వ్యక్తులకు చూపించడానికి మీరు ప్రింట్ చేస్తారు. ప్రతీ ప్రదర్శనను PowerPoint కు అనుగుణంగా చేయలేము. మీరు ఆ ప్రింటర్లను తొలగిపోరు.
కానీ మీరు ఫైల్ ఫైళ్లను మీ కంప్యూటర్లోకి స్కాన్ చేసి, కంప్యూటర్లో కొత్త ఫైళ్లను సృష్టించి, ఆ ఫైళ్లను నిరంతరం నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉన్నందున, ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లను లేదా కనీసం వాటిలో కొన్నింటిని మీరు తొలగిస్తారు.
కాగితం లేని సమయంలో పరిగణించవలసిన 4 విషయాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
1. ఫైళ్లను స్కాన్ చేస్తున్నప్పుడు, ఒక ప్రత్యేక డాక్యుమెంట్ స్కానర్ ముఖ్యమైనది.
2. ఫైళ్ళను భద్రపరచేటప్పుడు, అత్యుత్తమ మరియు విశ్వవ్యాప్తంగా ఆమోదించబడిన మార్గం PDF ఫార్మాట్ లేదా పోర్టబుల్ డాక్యుమెంట్ ఫార్మాట్లో ఉంది. ఇది కాగితంపై చూచిన సరిగ్గా కనిపించే ఫైల్ను స్థిరంగా ఉంచే ఫార్మాట్. ఇది ఆన్లైన్లో చదవబడుతుంది లేదా ముద్రించబడుతుంది, చిన్న స్థలం పడుతుంది మరియు అడోబ్ నుండి లభించే సాఫ్ట్వేర్తో సులభంగా తయారు చేయవచ్చు.
3. మీరు మీ ఫైళ్ళను డిజిటైజ్ చేస్తే, మీరు మీ కొత్త "ఫైల్ కేబినెట్", మరియు ఒక మంచి డేటా బ్యాకప్ వ్యవస్థను నిర్వహించడం కోసం హార్డ్ డ్రైవ్ అవసరం. సాంకేతిక నిపుణులు రెండు పోర్టబుల్ హార్డు డ్రైవులు కలిగి సూచిస్తున్నాయి. ప్రతి వారానికి మీరు మరొకరికి తిరిగి వస్తూ, బ్యాకప్ డిపాజిట్ బాక్స్ వంటి బ్యాక్ప్యాప్ ప్రదేశానికి తీసుకువెళ్లండి.
4. మీరు స్థానిక ప్రాంత నెట్వర్క్ (LAN) లో మీ కంప్యూటర్లను కలిగి ఉండకపోతే, వారు అందరికీ ఫైళ్ళను ప్రాప్యత చేయగలిగేలా వారు కట్టిపడేశారు. ఒక వైర్లెస్ నెట్వర్క్ ఖర్చులు కంప్యూటర్కు $ 25-50, ఇంకా $ 75-100 డాలర్లు "హబ్" లేదా నాలుగు కంప్యూటర్లకు కేంద్ర రౌటర్ కోసం ఏర్పాటు చేస్తాయి.
చాలా మందికి డిజిటల్ ఫైళ్ళను చూడటం మరియు వాటిని నిర్వహించడంలో ఇబ్బంది లేదు. మీరు మరియు మీ ఉద్యోగులు కొత్త రికార్డు నిర్వహణ మరియు సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థను ఉపయోగించడంతో ఇబ్బంది పడవచ్చు. ప్రతి ఒక్కరూ బోర్డులో పొందండి ఫైల్ ప్రోటోకాల్స్ పరంగా. డైరెక్టరీలు ఎలా లేబుల్ చెయ్యాలి? ఫైళ్ళు ఎలా పెట్టాలి? ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే ప్రమాణాలను ఉపయోగించడం చాలా అవసరం. ప్రతి ఒక్కరికీ కాపీలు మరియు ముద్రణలను ఏమయినా నిర్ణయించండి. సంస్థ నెట్వర్క్లో ఒక కాపీని అందుబాటులో ఉంచండి.
పేపర్ లేనిది ఎంపిక ఎంపిక: ఇది ఒక చేతన జీవనశైలి మరియు పని శైలి నిర్ణయం. ఇది పూర్తిగా, కట్టుబడి ఉన్నప్పుడు, మీ ఉత్పాదకతను, సామర్థ్యాన్ని మరియు సమర్థతను పెంచుతుంది, అలాగే మాకు ప్రతి ఒక్క ఉత్పత్తి చేసే వ్యర్థాలను తగ్గిస్తుంది.
మీరు పేపర్లెస్ వెళ్ళడానికి నిర్ణయం తీసుకున్నారా?
* * * * *
