రికార్డు నిర్వహణ ఎదుర్కొన్న సాధారణ సమస్యలు

రికార్డు కీపింగ్ అనేక వ్యాపార రకాల నేడు ముఖ్యమైన భాగం. మీరు వైద్య కార్యాలయంలో, విశ్వవిద్యాలయంలో, చట్టపరమైన సంస్థలో లేదా ఇతర సంస్థలో పని చేస్తున్నా, ఈ వ్యాపారాలను అమలు చేసే రూపాలను నిర్వహించడం అనేది తరచుగా పూర్తి సమయం ఉద్యోగం. కొన్ని సమయాల్లో, సంస్థచే సృష్టించబడిన కాగితపు పని మొత్తం అధికభాగం కనిపిస్తుంది. రికార్డు నిర్వహణ ఎదుర్కొన్న సాధారణ సమస్యలు వాటిని నిర్వహించడానికి వ్యవస్థలు కలిగి ఉండటం ద్వారా ఉపశమనం పొందవచ్చు.

$config[code] not found

లాస్ట్ రికార్డ్స్

లాస్ట్ రికార్డులు వ్యాపారాలకు ఒక చిన్న అసౌకర్యం నుండి నెలలు, లేదా కొన్ని సంవత్సరాలు పడుతుంది, పరిష్కరించడానికి ఒక అపారమైన అవాంతరం వరకు ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, క్లయింట్లు సంస్థ నుండి పత్రాలను క్రమ పద్ధతిలో అభ్యర్థిస్తే మరియు మీరు వాటిని సకాలంలో (లేదా అన్ని సందర్భాల్లో) అందించలేము, మీరు భవిష్యత్తులో తమ వ్యాపారాన్ని కోల్పోతారు. ఒక చట్టపరమైన విషయం కోసం ముఖ్యమైన రికార్డులను అవసరమైతే, దావాకు వ్యతిరేకంగా సంస్థను రక్షించడం వంటివి, తగిన పత్రాలను సరఫరా చేయలేవు, భారీ మొత్తంలో డబ్బు ఖర్చు కావచ్చు లేదా పూర్తిగా వ్యాపార రద్దును కూడా అర్థం చేసుకోవచ్చు. రికార్డులను కోల్పోకుండా నివారించడానికి ఒక మార్గం ఒక వివరణాత్మక సంస్థ మరియు నిల్వ ప్రక్రియను కలిగి ఉంటుంది.

రికార్డ్ సంస్థ

సరైన ఫైల్ నిర్వహణ మంచి రికార్డు నిర్వహణ యొక్క మూలస్తంభాలలో ఒకటి. సాధారణంగా, కంపెనీలు కాలానుగుణంగా కాలానుగుణంగా ఫైల్లను క్రమానుగతంగా నిర్వహిస్తాయి మరియు ఆపై అక్షర క్రమంలో క్లయింట్ పేరుతో ఉంటాయి. మీ కంపెనీ రికార్డుల హార్డ్ కాపీలతో పాటు, ఎలక్ట్రానిక్ స్టోరేజ్ మీ వ్యాపారాన్ని ఇతర ఉపయోగాల్లో ఉంచగల స్థలం మరియు సమయాన్ని ఆదా చేసే ఒక ఆచరణీయ ఎంపిక. అయితే, మీ సంస్థ యొక్క కంప్యూటర్లలో విలువైన ఫైళ్లను సేవ్ చేయడానికి మీరు ఎంచుకున్నప్పటికీ, హార్డ్ కాపీలు రికార్డు నిల్వలో మరియు సంస్థలో ఉన్నాయి. సంతకం చేయని సంతకాలతో ఉన్న అసలు పత్రాలు తరచూ నిర్దిష్ట సంఖ్యలో సంవత్సరాలు లేదా కొన్నిసార్లు, నిరవధికంగా ఉంచాలి.

వీడియో ది డే

సాప్లింగ్ ద్వారా మీకు తీసుకువచ్చారు

రికార్డు నిల్వ

మీరు రికార్డులను కొనసాగించే వ్యాపార రకాన్ని బట్టి, అలాగే ఎంతకాలం సంస్థను నిర్వహించాలో, మీరు తప్పనిసరిగా మీరు తప్పక ఉంచవలసిన అన్ని ఫైల్ క్యాబినెట్ల విలువ కోసం ఖాళీ స్థలం నుండి బయటికి రావచ్చు. ఈ సమస్యకు సంభావ్య పరిష్కారం ఏదైనా అదనపు రికార్డులను ఉంచకూడదు. మీ వ్యాపారం నిజంగా ఈ రూపాలపై ఎంత సమయం అవసరమో పరిగణించండి. ఫెడరల్ పన్ను ప్రయోజనాల కోసం, అంతర్గత రెవెన్యూ సర్వీస్ (IRS) దర్శకత్వం వహించిన, తిరిగి సమర్పించిన రకం (వనరుల విభాగం చూడండి) ఆధారంగా, ఎక్కువ కాలం పత్రాలు నిర్దిష్ట సమయం తర్వాత తొలగించబడతాయి. చట్టపరమైన మరియు వైద్య కార్యాలయాలు వంటి వేర్వేరు వ్యాపారాలు క్లయింట్ సమాచారాన్ని మాత్రమే వారు పనిచేసే రాష్ట్రంపై ఆధారపడిన కొన్ని సంవత్సరాలకు మాత్రమే అవసరమవుతాయి. అద్దె స్టోరేజ్ యూనిట్ వంటి వేర్వేరు సౌకర్యంతో రికార్డులను నిల్వ చేయడం మరొక పరిష్కారం. ఈ విధంగా, మీరు సంస్థను అమలు చేయడానికి ఉపయోగించే మీ వ్యాపార ప్రాంగణంలో విలువైన స్థలాన్ని తీసుకోరు. గుర్తుంచుకోండి, అయితే, ఇటువంటి యూనిట్లు మీరు నిల్వ చేయవలసిన రికార్డుల సంఖ్యను బట్టి ఖరీదైనవిగా ఉంటాయి.