ఇమెయిల్ ముఖ్యం కావచ్చు, కానీ మీరు సరైన మార్గాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయకపోతే, మీరు నిజంగా మీ వ్యాపారాన్ని హాని చేయవచ్చు.
కొన్ని వ్యాపార ఇమెయిల్ మర్యాద నియమాలు మరియు మార్గదర్శకాలు మీ ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్ ఘనమైనదని నిర్ధారించడానికి మీరు అనుసరించవచ్చు. ఇక్కడ 50 చిట్కాలు ఉన్నాయి.
వ్యాపారం ఇమెయిల్ మర్యాదలు చిట్కాలు
ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ చిరునామాను కలిగి ఉండండి
మీరు ఇమెయిల్ను ప్రారంభించే ముందు, మీ వాస్తవ ఇమెయిల్ చిరునామా తగినదని నిర్ధారించుకోవాలి. ఆదర్శవంతంగా, మీ కంపెనీ URL తో ముగిసే అధికారిక ఇమెయిల్ చిరునామా ఉంటుంది. కానీ మీరు ఒక వ్యక్తిగత Gmail ఖాతాను ఉపయోగించినట్లయితే లేదా ఇలాంటిదే, మీరు మీ పేరు లేదా ఇతివృత్తాలతో సులువుగా ఉంచుతారని నిర్ధారించుకోండి, బదులుగా అందమైన లేదా ఫన్నీ పొందడానికి ప్రయత్నిస్తారు.
$config[code] not foundప్రత్యక్ష విషయ పంక్తిని చేర్చండి
ప్రతి ఇమెయిల్లో, మీరు ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్ను ఖచ్చితంగా ప్రతిబింబించే అంశంగా ఉండాలి. కొంతమంది పద సారాంశం గ్రహీత మీ సందేశాన్ని చదవడానికి ముందే ఏమి ఆశించాలో ఒక ఆలోచన ఇస్తుంది.
అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే 'Reply All' ఉపయోగించండి
మీ సంస్థలో లేదా కొంతమంది వ్యక్తులతో కూడిన ఇమెయిళ్ళను మీరు పొందినప్పుడు, మీ ప్రతిస్పందనలో ప్రతి ఒక్కరిని చేర్చడానికి మీరు శోధించవచ్చు. కానీ వారికి సందేశం సరిగ్గా లేనట్లయితే ఇది ప్రజలకు చాలా సమయం వృధా అవుతుంది. కాబట్టి జాగ్రత్త వహించండి మరియు ఇది ఖచ్చితంగా అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి.
సరిచూసుకున్నారు
మీరు స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణ తప్పులతో నిండిపోయింది మాత్రమే గొప్ప ఇమెయిల్ సందేశాన్ని రూపొందించడానికి సమయం తీసుకోవాలని లేదు. అందువల్ల మీరు ఒక దోషాన్ని సరిదిద్దడానికి మరియు అక్షరక్రమ తనిఖీకి ఒక నిమిషం తీసుకుంటే, మీరు ఏవైనా సంభావ్య లోపాలను పట్టుకోవచ్చు.
టోన్ కోసం మళ్లీ చదవండి
కానీ మీ గ్రహీత అది ఎలా చదువుతాడో అనే దానిపై మీ సందేశాన్ని కూడా చదవాలి. కొన్నిసార్లు, టోన్ ఇమెయిల్ లో కోల్పోతాయి. కాబట్టి మీరు మీ ఉద్దేశం ఎలా చదువుతామో నిర్ధారించుకోండి.
మీ ప్రవర్తనను జాగ్రతగా చూసుకోండి
మరియు కోర్సు, మీరు వంటి niceties ఉన్నాయి ఉండాలి మరియు ప్రతి సందేశం ధన్యవాదాలు.
ఖాతాదారులకు / ఉన్నతస్థులకు ఇది మరిన్ని ఫార్మల్ ఉంచండి
ఇది ఇమెయిల్ విషయానికి వస్తే పుష్కలంగా ఫార్మాలిటీ వివిధ స్థాయిలలో ఉన్నాయి. సో మీరు చాలా సౌకర్యవంతమైన పొందుటకు ముందు మీరు ప్రతి వ్యక్తితో మీ సంబంధం పరిగణలోకి నిర్ధారించుకోండి. "హే అబ్బాయిలు" మీ స్నేహితులకు తగిన గ్రీటింగ్ కావచ్చు. కానీ ఖాతాదారులతో వ్యవహరించేటప్పుడు, మీరు కొంచెం ఎక్కువ ప్రొఫెషనల్గా ఉండాలని కోరుకుంటున్నారు.
క్రొత్త పరిచయాల కోసం ఫార్మాలిటీ ఉపయోగించండి
అదేవిధంగా, మీరు మొదటిసారి ఇమెయిల్ చేస్తున్న వ్యక్తులతో అందరితోనూ నియమాలను ఉంచడానికి మంచి ఆలోచన, మీరు దాన్ని మార్చడానికి సరిపడినంతవరకు తెలిసే వరకు.
ఆమోదయోగ్యమైన గ్రీటింగ్ ఉపయోగించండి
మరింత ప్రత్యేకంగా, మీరు ప్రతి వ్యక్తి కోసం ఉపయోగించే శుభాకాంక్షలను పరిగణలోకి తీసుకోవాలనుకుంటున్నారు. సాధారణంగా, మీరు "హే …." ను మీరు బాగా తెలిసిన వ్యక్తులకు ఉంచుకోవాలి. "హలో" మరియు పూర్తి పేర్లు క్లయింట్లు లేదా మొదటిసారి పరిచయాలకు మరింత అనుకూలంగా ఉంటాయి.
పాయింట్ స్టిక్
మీ ఇమెయిల్ యొక్క అసలు భాగంలో, వీలైనంత తక్కువగా ఉంచాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు. గ్రహీత మీ నెంబరు ఏమిటో గుర్తించడానికి ఒక నవలను చదవవద్దు.
$config[code] not foundలాంగ్ సందేశాలు విచ్ఛిన్నం
మీరు చేయడానికి బహుళ పాయింట్లు ఉంటే, చదవడానికి సులభంగా వివిధ పేరాలు లేదా సంఖ్యలతో టెక్స్ట్ విచ్ఛిన్నం.
యాక్షన్ మీ కాల్ తో ప్రశాంతంగా ఉండండి
గ్రహీత మీ సందేశంలో ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో కూడా మీరు పరిగణించాలి. మీరు ఒక నిర్దిష్ట సమాచారంతో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వాలనుకుంటే, మీ ఇమెయిల్ చివరలో వారికి సరైనది చెప్పండి.
ఎక్రోనింస్ మరియు జార్గన్తో జాగ్రత్తగా ఉపయోగించండి
మీరు మీ ఎక్రానిమ్స్ లేదా పరిశ్రమ నిర్దిష్ట పడికట్టు మీ ఇమెయిల్స్లో చేర్చినట్లయితే, గ్రహీత యొక్క పరిజ్ఞానాన్ని పరిగణించండి. మీరు వివిధ పరిశ్రమల్లో ఖాతాదారులతో వ్యవహరిస్తున్నట్లయితే, ఉదాహరణకు, మీ సహోద్యోగులతో మీరు కంటే కొంచెం ఎక్కువ సమాచారాన్ని చేర్చాలనుకుంటారు.
మీ ముగింపును పరిశీలిద్దాం
అప్పుడు ప్రతి ఇమెయిళ్ళ చివరిలో, మీరు సరైన ముగింపు ప్రకటనను తీయాలని కోరుకుంటారు. వ్యాపార ఇమెయిల్లకు "కృతజ్ఞతలు" లేదా "ఉత్తమమైనవి" లాంటివి ఉపయోగించండి.
ఒక సంతకం బ్లాక్ను చేర్చండి
మీరు మీ ఇమెయిల్ యొక్క దిగువ భాగంలో కొంత సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న సంతకం బ్లాక్ను కూడా చేర్చవచ్చు. మీ పేరు మరియు కొన్ని సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి.
ఏదైనా జోడింపులను గమనించండి
మీరు ఒక పత్రానికి ఏవైనా పత్రాలను జత చేస్తుంటే, గ్రహీత దానిని ఏమిటో తెలపండి, అందువల్ల వారు దానిని కనుగొనేందుకు తెలపలేదు.
అటాచ్ మర్చిపోకండి
ప్రజలకు వారు ఏదో జోడించామని చెప్పి, వాస్తవానికి దీన్ని మర్చిపోవచ్చని కూడా ఇది చాలా సాధారణం. సో పంపడం ముందు డబుల్ చెక్.
ఫైల్ పరిమాణాన్ని తనిఖీ చేయండి
పెద్ద ఫైళ్లను అటాచ్ చేసేటప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి. ఖచ్చితంగా అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే చేయండి. లేదా మీరు ఫైల్లను పునఃపరిమాణీకరించడానికి ప్రయత్నించవచ్చు లేదా ఫైల్ను మరింత చిన్నది చేయటానికి చిన్న ముక్కలుగా విడగొట్టవచ్చు.
జిప్ పెద్ద ఫైళ్ళు
మీరు పెద్ద ఫైళ్లను జోడించాల్సినప్పుడు, మీ గ్రహీతపై సులభతరం చేయడానికి వాటిని ఒక.zip ఫైల్గా ఉంచండి.
మొదట అటాచ్మెంట్ల గురించి అడగండి
ఇది ముందుగానే పెద్ద ఫైల్ను పంపడం సరైందే మీ గ్రహీతని అడగటానికి కూడా మంచి అభ్యాసం. ఆపై అటువంటి ఫైల్ను పంపించడానికి మీరు ఉత్తమ సమయంగా ఉన్నప్పుడు తెలుసుకుంటారు.
ఫైలు రకాలు గురించి విచారించమని
అదనంగా, మీ గ్రహీతలు ప్రాప్తి చేసే ప్రోగ్రామ్లను తనిఖీ చేయండి మరియు మీరు పంపే అటాచ్మెంట్లను వారు తెరవగలుగుతారు అని మీరు అనుకోవచ్చు.
సాధ్యమైనప్పుడు PDF లు పంపండి
కానీ PDF ఫైళ్లు ఏ రకమైన పరికరం అయినా వీక్షించడానికి చాలా సులువు. సాధ్యమైతే, నిర్దిష్ట ప్రోగ్రామ్ అవసరమయ్యే ఫైల్లకు బదులుగా PDF లను పంపండి.
మీరు తెలియని వ్యక్తుల నుండి జోడింపులను తెరిచవద్దు
ఆ సమీకరణం యొక్క మరొక వైపున, మీరు ఒక ఇమెయిల్ను మీరు ఊహించని విధంగా జోడించినప్పుడు, దానిని తెరవడం గురించి జాగ్రత్తగా ఉండండి. మీరు ఏదో గురించి ఖచ్చితంగా తెలియకుంటే, పంపినవారిని వాస్తవానికి తెరిచే ముందుగా అనుకుందాం.
రహస్య సమాచారాన్ని భాగస్వామ్యం చేయవద్దు
ఇమెయిళ్ళు ఫార్వార్డ్ చేయడానికి మరియు భాగస్వామ్యం చేయడానికి చాలా సులువుగా లేదా అనుకోకుండా తప్పు వ్యక్తికి పంపడం వలన, ఏదైనా సున్నితమైన లేదా గోప్యమైన సమాచారాన్ని భాగస్వామ్యం చేయడానికి సరైన ఫార్మాట్ కాదు.
హాస్యంతో జాగ్రత్తగా ఉండండి
మీరు కూడా మీ ఇమెయిల్స్కు కొద్దిగా ఆహ్లాదంగా లేదా హాస్యానికి చేర్చుకోవచ్చు. కానీ ఇమెయిల్లో అర్థాన్ని విడదీయడం కష్టం కనుక, ఇది చాలా స్పష్టంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి లేదా మీరు నిజంగా సుఖంగా ఉన్న వ్యక్తులకు జోకులు ఉంచండి.
సిల్లీ ఫాంట్ నుండి దూరంగా ఉండండి
మీరు రూపకల్పన అంశాలతో సృజనాత్మకంగా ఉండటానికి ఇమెయిల్ కూడా సరైన స్థానం కాదు. క్లాసిక్ మరియు చదవడానికి సులభంగా అని ఫాంట్లు స్టిక్.
బ్లాక్ మరియు వైట్ తో స్టిక్
అదే విధంగా, ప్రత్యేకమైన ఫాంట్ రంగులు మరియు నేపథ్య నమూనాల నుండి దూరంగా ఉండండి. క్లాసిక్ నలుపు మరియు తెలుపు చదవడానికి సులభమైనది.
ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లు ఉపయోగం పరిమితం
ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లు మీరు ఉత్సాహం లేదా ఉద్ఘాటన భావాన్ని తెలియజేయగలవు. కానీ వాటిలో ఎక్కువ వాడకండి లేదా మీ సందేశం ప్రొఫెషనల్గా కనిపించదు.
అన్ని కేప్లతో జాగ్రత్త వహించండి
అన్ని క్యాప్లు కూడా కొంత ప్రాధాన్యతను కలిగి ఉంటాయి. కానీ అది విసరడం అంతటా రావచ్చు. కాబట్టి ఇది నిజంగా అవసరమైన తప్ప, ఇటాలిక్స్ లేదా బదులుగా ఏదో ఉపయోగించి పరిగణించండి.
కొన్ని వ్యక్తులతో మాత్రమే ఎమోటికాన్లను ఉపయోగించండి
ఇది స్మైలీలకు మరియు ఎమిటోటికన్స్ విషయానికి వస్తే, స్నేహితులతో మాట్లాడండి మరియు సహోద్యోగులతో మీరు తప్పుగా అర్థం చేసుకోలేరు లేదా వాటిని వృత్తిపరంగా చూడనివ్వరు.
వివిధ సంస్కృతులు మరియు భాషలు పరిగణించండి
మీరు కొన్నిసార్లు వేర్వేరు సంస్కృతుల లేదా నేపథ్యాల నుండి వ్యక్తులతో అనుగుణంగా ఉండవచ్చు. కాబట్టి మీ ప్రతిస్పందనలను క్రాఫ్ చేసేటప్పుడు ఎవరినైనా నేరం లేదా కంగారుపడవద్దు.
భావోద్వేగ సందేశాలను పంపుటకు ముందు దశ తిరిగి
మీరు ఎప్పుడైనా కోపంగా లేదా భావోద్వేగ ఇమెయిల్ పంపించవలసి ఉన్న పరిస్థితిలో మీరే కనుగొంటే, మీ సందేశాన్ని రూపొందించండి, అప్పుడు మీ తలని క్లియర్ చేయడానికి కొంచంసేపు వెళ్లండి. మీరు చెప్పేదానిని ఇది వాస్తవంగా నిర్ధారించడానికి తర్వాత సందేశాన్ని మళ్లీ గుర్తు చేసుకోండి.
ప్రమాద సందేశాలకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి
మీ కోసం ఉద్దేశించిన ఇమెయిల్లను అందుకునే సందర్భాల్లో, పంపేవారికి త్వరగా తెలియజేయడానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి.
సందేశాల కోసం రసీదుని నిర్ధారించండి మీరు సరిగ్గా బయటపడలేరు
మరియు మీరు మీ కోసం ఉద్దేశించిన ఒక ఇమెయిల్ని అందుకుంటూ ఉంటే, మీరు పూర్తిగా స్పందించవచ్చు కాని, మీరు దాన్ని స్వీకరించారని మరియు మీరు దాన్ని పొందగలిగినప్పుడు పంపినవారికి తెలియజేయండి.
క్రొత్త విషయాల కోసం కొత్త ఇమెయిల్ చైన్ను ప్రారంభించండి
మీరు తరచూ అనుగుణంగా ఉన్నవారిని ఇమెయిల్ చేసినప్పుడు, నిరంతరం వెళుతున్న ఒక గొలుసు ఉంచడానికి ఉత్సాహం ఉంటుంది. కానీ మీ సంభాషణలను నిర్వహించడాన్ని ఇది మీకు కష్టతరం చేస్తుంది. కాబట్టి ప్రతి కొత్త విషయం కోసం కొత్త గొలుసును ప్రారంభించండి.
అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే ఫార్వర్డ్ సందేశాలు
ఫార్వార్డింగ్ ఇమెయిల్ వినియోగదారులకు ఉపయోగకరమైన లక్షణంగా ఉంటుంది. కానీ అది అతిగా వాడవచ్చు. మీరు ఏదైనా సందేశాలను ఫార్వార్డ్ చేయడానికి ముందు, వారు వాస్తవానికి అవసరమైనవని నిర్ధారించుకోండి, కాబట్టి మీరు వ్యక్తులకు ఇమెయిల్స్తో దాడి చేయలేరు.
ఫార్వార్డింగ్ చేసినప్పుడు వ్యక్తిగత సందేశాన్ని జోడించండి
ఇమెయిళ్ళను ఫార్వార్డ్ చేయడానికి అవసరమైనప్పుడు, ఎగువ ఉన్న వ్యక్తిగత సందేశాన్ని జోడించండి, బదులుగా కేవలం ముందుకు నొక్కడం మరియు గ్రహీత మొత్తం ఇమెయిల్ ద్వారా చదవకుండానే చదవటానికి బదులుగా వివరించండి.
ఫార్వార్డింగ్ ముందు కంటెంట్ తనిఖీ చేయండి
మీరు వార్తా కథనం లేదా మీకు వ్యక్తిగతంగా హామీ ఇవ్వని సమాచార రకాన్ని ఫార్వార్డ్ చేస్తే, ఖచ్చితత్వాన్ని ధృవీకరించడానికి కొన్ని త్వరిత పరిశోధన చేయండి, తద్వారా మీరు సరిగ్గా లేని సమాచారంతో ఎవరి సమయాన్ని వృధా చేయకూడదు.
వ్యక్తులు సైన్ అప్ చేయవద్దు ఇమెయిల్ జాబితాలకు జోడించవద్దు
మీకు ఏవైనా సమూహ ఇమెయిల్ చైన్స్ లేదా జాబితాలు ఉంటే తరచూ ఇమెయిల్స్ పంపవచ్చు, వారు వారి అనుమతిని మీకు ఇచ్చినట్లయితే ఆ జాబితాకు మాత్రమే వారిని చేర్చండి.
మీరు సైన్ అప్ చేయకపోతే జాబితాలో తీసుకోవాలి
మరియు మీరు ఎప్పుడైనా సైన్ అప్ చేయని జాబితాకు ఎప్పుడైనా జోడించినట్లయితే, పంపినవారిని సంప్రదించడానికి బయపడకండి మరియు మర్యాదగా తీసుకోమని అడగండి.
రిమైండర్లు పంపించేముందు ప్రజలకు తగిన సమయం ఇవ్వండి
మీరు ఒక ఇమెయిల్ పంపించి, ప్రతిస్పందన సంపాదించకపోతే, మీరు శీఘ్ర రిమైండర్ను పంపించాలనుకోవచ్చు. కేవలం వ్యక్తికి ఎంత సమయం పడుతుంది అనేదానిని బట్టి, ప్రతిరోజు మీరు ప్రతిరోజూ వ్యక్తికి ఇచ్చినట్లు నిర్ధారించుకోండి.
మీ స్పామ్ ఫోల్డర్ను తనిఖీ చేయండి
ఇది వ్యక్తులకు రిమైండర్ ఇమెయిళ్లను పంపించే ముందు మీ వ్యర్థ లేదా స్పామ్ ఫోల్డర్ను తనిఖీ చేయడం కూడా మంచిది - అవి ఇప్పటికే పంపిన సందర్భంలో.
వెకేషన్లో ఎప్పుడు సందేశాలు వాడండి
మీరు ఒక రోజు లేదా ఇద్దరికి పైగా సెలవులకు లేదా కార్యాలయంలోకి వెళ్లినప్పుడు, స్వీయ-ప్రత్యుత్తరాన్ని లేదా దూరంగా సందేశాన్ని సెటప్ చేసుకోండి, అందువల్ల వారు మీకు ఇమెయిల్ పంపినప్పుడు సత్వర ప్రతిస్పందనను పొందుతారు.
మీరు ప్రత్యుత్తరం చేసినప్పుడు ప్రజలు తెలుసుకోండి
ఆ సందేశంలో, మీరు ఆఫీసులో తిరిగి వచ్చే తేదీని మరియు ఇమెయిళ్ళను తిరిగి పొందగలరని ఆశిస్తే, అందువల్ల ప్రతిస్పందనను అంచనా వేయడానికి వారు తెలుసుకుంటారు.
అర్జంట్ మాటర్స్ కోసం మరొక సంప్రదించండి ఇవ్వండి
మరియు ఏవైనా విచారణలు తక్షణమే అత్యవసరంగా ఉంటే, మీ వ్యాపారంలోని మరొక పరిచయాన్ని వారు సన్నిహితంగా పొందవచ్చు.
చివరి ఇమెయిల్ చిరునామాని జోడించండి
మీరు బ్రాండ్ కొత్త ఇమెయిల్ని రూపొందించినట్లయితే, స్వీకర్త యొక్క ఇమెయిల్ చిరునామాను జోడించే ముందు విషయం మరియు కంటెంట్తో ప్రారంభించండి. ఇది అనుకోకుండా చాలా త్వరగా పంపకుండా మిమ్మల్ని నిరోధిస్తుంది.
స్వీకర్తని రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి
మీరు దానిని సరైన వ్యక్తికి పంపుతున్నారని నిర్ధారించుకోవాలి. కాబట్టి ఎల్లప్పుడూ డబుల్ మీరు పంపే ముందు ఆ తనిఖీ.
ట్రిపుల్-చెక్ పేరు అక్షరక్రమం
మీ ఇమెయిల్లో సరిగ్గా వ్యక్తి పేరుని వ్రాసిన మరోసారి తనిఖీ చేసి, మళ్ళీ తనిఖీ చెయ్యండి. మీరు ఈ సందర్భంలో చాలా జాగ్రత్తగా ఉండకూడదు.
మీ పేరు సరిగ్గా ప్రదర్శిస్తుందని నిర్ధారించుకోండి
మీ సంతకం మరియు పంపేవారి ఫీల్డ్లో మీ స్వంత పేరు సరిగ్గా ప్రదర్శిస్తుందని మీరు నిర్ధారించుకోవాలి.
అవసరమైతే తక్షణమే తొలగించండి
Gmail వంటి కొన్ని ఇమెయిల్ క్లయింట్లు మీకు వెంటనే అలా చేస్తే పంపిన ఇమెయిల్లను తొలగించటానికి అనుమతించే ఒక లక్షణం కలిగి ఉంటాయి. అందువల్ల మీరు ఏదైనా డబుల్ చెక్ చేయాలని మరచి పోయినట్లయితే, వాస్తవానికి స్వీకర్తకు ముందే ఇమెయిల్ను తొలగించండి.
Shutterstock ద్వారా ఇమెయిల్ ఫోటో
మరిన్ని లో: పాపులర్ Articles 9 వ్యాఖ్యలు ▼
