మీరు ఒక కస్టమర్ విచారణను పరిష్కరించాల్సిన పత్రం యొక్క ముఖ్యమైన భాగంతో పాత ఫోల్డర్ను శోధించడం ద్వారా ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ల ద్వారా రైఫిల్కు బలవంతంగా ఊహిస్తారు.
బాగా, దాఖలు చేసిన కాగితపు పత్రంలో ఉన్న సమాచారం కనుగొనడం, పన్నులు, నిరాశపరిచింది మరియు ఎటువంటి సందేహం లేకుండా నిదానపరచవచ్చు. అయితే, మీరు మీ పాత పత్రాలను స్కాన్ చేసి వాటిని ఎలక్ట్రానిక్ డేటాబేస్లో నిల్వ చేసినప్పుడు, మీ వ్యాపారానికి పత్రం నిర్వహణ చాలా సరళమైనది మరియు మరింత సమర్ధవంతంగా ఉంటుంది.
$config[code] not foundడాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ అంటే ఏమిటి?
డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్, డాక్యుమెంట్ ఇమేజింగ్ అని కూడా పిలువబడుతుంది, కేవలం ఒక కాగిత పత్రం (లేదా మైక్రోఫిల్మ్) యొక్క డిజిటల్ బొమ్మను సంగ్రహించే ప్రక్రియగా నిర్వచించబడింది.
"మీ కాగితపు పత్రాలు ఎలక్ట్రానిక్ వెక్కిరబుల్ చిత్రాలుగా మారుతుంటాయి, ఇది మీ వ్యాపార ప్రక్రియకు బాగా సహాయపడుతుంది," నీల్ మెక్కీర్, UK- ఆధారిత డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ మరియు స్కానింగ్ సేవ కేఫ్రాన్తో డాక్యుమెంట్ ఇమేజింగ్ నిపుణులు, ఒక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందనలో చిన్న వ్యాపారం ట్రెండ్లకు చెప్పారు.
భౌతిక పత్రాలను డిజిటల్ ఆకృతిలోకి మార్చడానికి మొత్తం ప్రక్రియ కూడా ఆప్టికల్ క్యారెక్టర్ రికగ్నిషన్ (OCR) సాఫ్ట్ వేర్ ఉపయోగించి చిత్రం స్కానింగ్ మరియు పట్టుకుని ఉంటుంది. OCR తెలివిగా డిజిటల్ చిత్రాలను గుర్తిస్తుంది మరియు వాటిని డాక్యుమెంట్లో కీలక పదాలను శోధించడానికి వాటిని టెక్స్ట్ పత్రాలుగా మారుస్తుంది.
"సరిగ్గా చేయబడినప్పుడు, డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ మీ వ్యాపారాన్ని ఉత్తమంగా నిర్వహించగల మార్గాన్ని మార్చగలదు మరియు మీరు రెండు సమయాలను మరియు డబ్బును ఆదా చేస్తారు," అని మెక్కీవేర్ పేర్కొన్నాడు.
స్కానింగ్ పత్రాల వ్యాపార ప్రయోజనాలు
చిన్న మరియు కార్పొరేట్ వినియోగదారులు తమ సమాచార నిర్వహణ వ్యవస్థను అత్యంత సమర్థవంతమైన మరియు సమయానుకూల మార్గాల్లో అమలు చేయడానికి మరియు నిర్వహించడానికి సహాయపడే మెక్కీవేర్ ప్రకారం, మీ వ్యాపారం కోసం పత్రాల స్కానింగ్ (లేదా ఇమేజింగ్) విలువైనదిగా అనేక కారణాలు ఉన్నాయి.
వ్యాపారాలకు డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ యొక్క ఆరు కీలక ప్రయోజనాలను అతను వివరిస్తాడు:
1. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ మిమ్మల్ని టైమ్ మరియు మనీ ఆదా చేస్తుంది
మీ ఫైళ్ళను మరియు డాక్యుమెంట్లన్నిటికీ ఒక బటన్ క్లిక్ చేయడం ద్వారా, మీరు లేదా మీ సిబ్బంది అవసరమైన పత్రాన్ని గుర్తించే ప్రయత్నంలో బాక్సులను మరియు ఫైళ్ళ ద్వారా శోధన సమయం వృథా ఉండదు. సెకనుల విషయంలో పూర్తయినప్పుడు గంటలు పడుతుంది ఒక పని కోసం మీరు సిబ్బంది చెల్లించడం లేదు.
2. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ మీ కస్టమర్ సర్వీస్ను మెరుగుపరుస్తుంది
డాక్యుమెంట్ ఇమేజింగ్ తో, మీరు ప్రతి ఫైల్ యొక్క ప్రతి భాగాన్ని డిజిటైజ్ చేసి మెటాడేటా పరిధిని సూచిస్తుంది. అనగా ఒక ప్రత్యేకమైన ఇన్వాయిస్ నంబర్ - మీరు తక్షణమే దాన్ని కనుగొనవచ్చు. మీరు వీలైనంత త్వరగా మీ వినియోగదారుల అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉంటే ఇది ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది.
3. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ నిల్వ స్థలాన్ని తగ్గిస్తుంది
మీ భౌతిక పత్రాలను డిజిటల్ ఫైళ్ళకు మార్చడం ద్వారా, మీరు వాటిని సమీపంలో ఎక్కడ ఉంచుతున్నారని ఇకపై మీరు నిల్వ చేయకూడదు. వాటిని భద్రపరచడానికి, అంకితమైన సైట్లు, మరింత ముఖ్యమైన విషయాల కోసం మీ కార్యాలయంలో స్థలాన్ని విడిచిపెట్టి, కాగితం ఫైల్ నిల్వకు సంబంధించిన వ్యయాలను తగ్గించడం ద్వారా వాటికి బాక్స్డ్ మరియు రవాణా చేయవచ్చు.
4. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ భద్రతను మెరుగుపరుస్తుంది
మీరు ఆ కాగితపు ఫైల్స్ ఆన్-సైట్ కానవసరం లేదు, మీరు భద్రతా ప్రోటోకాల్లను కలిగి ఉన్న ప్రత్యేక నిల్వ సౌకర్యాలలో వాటిని ఉంచవచ్చు. మీరు మీ ఆఫీసు వద్ద భద్రత గురించి ఆందోళన చెందవలసిన అవసరం లేదు, ఎందుకంటే అన్ని డిజిటల్ ఫైల్లు మరియు బ్యాకప్లు అత్యంత సురక్షితమైన సర్వర్లపై రిమోట్గా నిల్వ చేయబడతాయి.
5. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ మీరు భాగస్వామ్యం మరియు సహకరించడానికి అనుమతిస్తుంది
కాగితాలపై డిజిటల్ ఫైళ్ళ మరో గొప్ప లాభం పత్రం భాగస్వామ్యం. అవసరమైతే అనేకమంది సహోదరులు ఒకే పత్రాన్ని పొందగలరు, కాగితం ఫైళ్లను మరొక విభాగానికి తరలించాలని మరోసారి వ్యర్ధ సమయం తగ్గిస్తుంది.
6. డాక్యుమెంట్ స్కానింగ్ మీరు కంప్లైన్స్ రెగ్యులేషన్లను చేరుకోవడానికి సహాయపడుతుంది
చివరగా, మీ పరిశ్రమలో సమ్మతి విధానాలు మీరు డిజిటల్ మరియు కొన్ని భౌతికంగా కొన్ని పత్రాలు ఉంచాలని అవసరం. సురక్షితమైన మరియు సమర్థవంతమైన డాక్యుమెంట్ ఇమేజింగ్ పరిష్కారాన్ని స్థానంలో ఉంచడం ఇప్పుడు మీ సమయాన్ని ఆదా చేసుకోవచ్చు మరియు లైన్ను తగ్గించగలదు.
Shutterstock ద్వారా ఫోటో స్కానింగ్
3 వ్యాఖ్యలు ▼
