ఎన్క్లోజర్స్ అండ్ ఇన్షియల్స్తో ఫార్మల్ మెమోను ఎలా వ్రాయాలి

ఒక అధికారిక మెమో రాయడం ఒక సంస్థలో కమ్యూనికేట్ చెయ్యడానికి ఒక ప్రభావవంతమైన మార్గం. రీడర్ను బెదిరించకుండా కాకుండా, తెలియజేయడానికి ఉద్దేశించిన ఒక అధికారిక వాయిస్తో మెమోను వ్రాయండి. మెమోలో చేర్చిన అనుబంధ సమాచారం అటాచ్మెంట్గా పిలువబడుతుంది మరియు అక్షరాలు సాధారణంగా అక్షరాలను కలిగి ఉంటాయి. ఒక అధికారిక మెమో నిర్దిష్ట విభాగాలను కలిగి ఉంటుంది మరియు చివరికి రచయిత మరియు సహాయక ఆరంభాల్లో రెండింటినీ కలిగి ఉంటుంది. చాలా మెమోలు ఒక పేజీ లేదా అంతకంటే తక్కువగా ఉన్నప్పటికీ, ఒక పేజీ కంటే పొడవుగా ఉన్నట్లయితే మెమో ముగింపులో సారాంశం పేరాను చేర్చాలని గుర్తుంచుకోండి.

$config[code] not found

మెమోకు శీర్షికను సృష్టించండి, ఇందులో "," "నుండి" మరియు "విషయం" విభాగాలు ఉంటాయి. మెమో యొక్క కాపీని అందుకోవాలనుకోవాలని నిర్ణయిస్తారు. మీరు జోడింపులను కలిగి ఉంటే, జోడింపులను పొందవలసిన అవసరం ఉన్నవారిని నిర్ణయించండి మరియు వారు మెమో యొక్క కాపీ అవసరం, అందువల్ల వారు సమాచారం గురించి తెలుసుకుంటారు మరియు జోడింపులను పంపిణీ చేయబడతారని (ఉదాహరణకు, మేనేజర్ జోడింపుని సృష్టించి ఉండవచ్చు మరియు తప్పనిసరిగా ఒక కాపీ అవసరం లేదు). శీర్షిక యొక్క "To" విభాగంలో మెమో పొందడానికి ప్రతి ఒక్కరి పేర్లను చేర్చండి. మీరు కాపీ చేయదలిచిన వ్యక్తులు మెమో ముగింపులోని "cc" భాగం లో వెళ్తారు. మీకు మెమోలో వ్యక్తిగతంగా సమాచారం ఇవ్వాలనుకునే వారికి కూడా వ్యక్తులు ఉండవచ్చు. ఈ గ్రహీతలు "గుడ్డిగా కాపీ చేయబడతారు." వారు మెమో యొక్క నకలును ఇవ్వబడతారు, కానీ "To" లేదా "cc" విభాగాలలో బహిరంగంగా జాబితా చేయబడరు.

స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా మెమో యొక్క శరీరం వ్రాయండి. ప్రత్యక్ష మరియు అధికారిక భాషని ఉపయోగించుకోండి, కానీ మెమోని భయపెట్టే లేదా అసభ్యకరమైనదిగా ఉంచుకోకుండా ఉండండి. పొడవైన జ్ఞాపికలు వాటిని చదవడానికి సులభంగా పేరా శీర్షికలను కలిగి ఉండాలి.

మెమోని ముగించు. మెమో యొక్క శరీరం ముగిసినప్పుడు, రచయిత యొక్క మొదటి అక్షరాలు "XX / YY" స్లాష్ తర్వాత అసిస్టెంట్ యొక్క ఆరంభాలతో కనిపిస్తాయి. రచయిత యొక్క మొదటి అక్షరాలు పెట్టుబడిదారీగా ఉంటాయి; సహాయకుడు తక్కువ కేసులో ఉన్నారు. క్రింద, రెండు ప్రదేశాలలో, ఒకటి కంటే ఎక్కువ ఉంటే కుండలీకరణాలు చేర్చిన జోడింపులను సంఖ్య తో "అటాచ్మెంట్లు (x)" ఉండాలి. తర్వాత, మీరు కార్బన్ కాపీని లేదా "సిసి" కి కావలసిన వ్యక్తులను జాబితా చేయండి. ఇది జాబితా ఆకృతిలో ఉండాలి. గుడ్డిగా కాపీ చేయబడిన ప్రజలు వారి కాపీలు చేత వ్రాయాలి. "Bcc" ను చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి, తద్వారా వారు అనామకంగా కాపీ చేయబడ్డారని తెలుసుకుంటారు. మేమో రచయిత మెమో పంపిణీ ముందు శీర్షిక యొక్క "నుండి" విభాగంలో తన పేరు ద్వారా ప్రారంభ ఉండాలి.