చిన్న వ్యాపారం కోసం అంతర్గత పత్రం నిర్వహణ

తిరిగి 1917 లో, మొట్టమొదటి బ్యాంకర్స్ బాక్స్ ® దాని తలపై కార్యాలయ రికార్డింగ్ను మార్చింది. పేరు సూచిస్తున్నట్లుగా బ్యాంకర్లు బ్యాంకు రికార్డులను నిర్వహించడానికి రూపొందించబడింది. అయితే, త్వరలో, ఇది రికార్డులను నిర్వహించడానికి మరియు ఆర్కైవ్ చేయడానికి అన్ని రకాల వ్యాపారాలచే అవలంబించబడింది.

$config[code] not found

ఫాస్ట్ ఫార్వార్డ్ 95 సంవత్సరాల. ప్రపంచ మార్చబడింది, కానీ కొన్ని విషయాలు లేదు. మీ వ్యాపారంలో పత్రాలు మరియు రికార్డులను నిర్వహించాల్సిన అవసరాన్ని మార్చలేని విషయం ఒకటి.

నిజానికి, మా ఆధునిక ప్రపంచంలో రికార్డులు నిర్వహణ మరింత పెద్దదిగా మారింది. ఉదాహరణకు, వ్యాజ్యం నేటి వ్యాపారంలో జీవితం యొక్క వాస్తవం. రికార్డింగ్ నిలుపుకోవటానికి మరియు రికార్డులను నాశనం చేయడానికి మరియు అవసరమైతే వారిని సరిగ్గా తిరిగి పొందగలిగేలా ఒక ఘనమైన విధానాన్ని కలిగి ఉండటంతో, లిటిగేషన్ ఆందోళనలు పూర్వస్థితిని కలిగి ఉన్నాయి. మరియు ఇది కేవలం ఒక ఉదాహరణ.

ఇంకా చాలా వ్యాపారాలు మంచి డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ పరిష్కారం కలిగి లేవు మరియు ఫలితంగా పేలవమైన వ్యవస్థీకృత రికార్డుల కారణంగా అనుభవం అనిశ్చితం - లేదా అవి తప్పు అవగాహన కారణంగా ఔట్సోర్సింగ్ అవుతున్నాయి, అది అంతర్గత రికార్డులను ఎదుర్కోవటానికి పెద్ద తలనొప్పి.

మరియు అది దురదృష్టకరం. ఎందుకు? అంతర్గత పరిష్కారం ద్వారా రికార్డులు నిర్వహించడం doable మరియు ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి ఎందుకంటే - ఇది హార్డ్ కాదు, అది డబ్బు ఆదా చేయవచ్చు, ఇది అనుకూలమైనది, ఇది మరింత సురక్షితం, మరియు మీరు నిర్వహించబడుతుంటుంది.

మేనేజింగ్ రిజిస్ట్రేషన్లు చిన్న మరియు మధ్య తరహా వ్యాపారాల సామర్ధ్యం లోపల ఉన్నాయి.

ఫెలోస్, ఒక సంస్థ కార్యాలయంలో ఆవిష్కరణకు నిబద్ధతకు గుర్తింపు పొందింది, చిన్న మరియు మధ్యతరహా పరిశ్రమల వద్ద ఇటీవల 1,000 మంది ఉద్యోగులతో ఇటీవల నిర్ణయించిన నిర్ణేత నిర్ణేతలు. ఆ సర్వే ఈ కింది విధంగా రికార్డులను నిర్వహించగల ప్రయోజనాలను చూపుతుంది:

1) డబ్బు దాచు - అంతర్గత పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థను ఉపయోగించుకునే వారిలో 52% మంది తమ డబ్బును / కట్ ఖర్చులను సేవ్ చేసారని చెబుతున్నారు. అంతేకాకుండా, 16% మంది అంతర్గత పత్రం నిర్వహణ వ్యవస్థ నిర్వహణ వ్యయాలపై "గట్టిగా సానుకూల ప్రభావం" కలిగి ఉన్నారని చెప్తారు.

నిజానికి, అంతర్గత పరిష్కారంకు మారడానికి వ్యయం ఒక కీ డ్రైవర్. అంతర్గత పత్రం నిర్వహణా పరిష్కారంకు మారిన వారిలో సుమారు 65% మంది తమ సైట్ ఆఫ్ డాక్యుమెంట్ స్టోరేజ్, చిన్న చిన్న ముక్కలు, బైండింగ్ మరియు లామినేషన్ల ఖర్చులు వారి నిర్ణయంలో ఒక కారకంగా పేర్కొన్నారు.

మీ కంపెనీ యొక్క సంభావ్య పొదుపుల యొక్క త్వరిత స్నాప్షాట్ను పొందేందుకు, పొదుపు సేవలను విశ్లేషించేవారిని పొదుపుచేసుకోండి.

2) మరింత ఊహించని మరియు దాచిన ఖర్చులు- ఆఫ్-సైట్ పత్ర నిల్వ మరియు తిరిగి పొందడం ద్వారా వ్యాపారాలు ఎదుర్కొంటున్న సమస్యల్లో ఒకటి, ఆఫ్-సైట్ రికార్డుల నిర్వహణ యొక్క మొత్తం వ్యయాన్ని పెంచగలదు కంటే ఊహించని రుసుములు. బేసిక్ స్టోరేజ్ మరియు రిట్రీవల్ ఫీజు పైన, ఇంధన సర్ఛార్జెస్, బేసి-సైజు బాక్సులను, తిరిగి బాక్సింగ్, రష్ రిట్రీవల్, రష్ డెలివరీ, థర్డ్ పార్టీ డెలివరీ, స్టోరేజ్ మినిమమ్స్, హ్యాండ్లింగ్ ఛార్జ్లు, ప్రోగ్రామ్ ఫీజులు, ఆర్కైవ్ విధ్వంసం / చిన్న చిన్న ముక్కలు, వివరణాత్మక బిల్లింగ్, మరియు ఫోటోకాపీయింగ్ ఛార్జీలు. అంతర్గత పరిష్కారం ఈ వ్యయాలను తగ్గించగలదు లేదా తొలగించగలదు. ఈ చార్ట్ చాలా రుసుము యొక్క ప్రతికూల ప్రభావాన్ని చూపిస్తుంది:

పెద్ద చార్ట్ చిత్రాన్ని చూడడానికి క్లిక్ చేయండి

3) పునరుద్ధరణ సమయాలు వేగంగా ఉంటాయి - సమయం వ్యాపారంలో డబ్బు. కేవలం 14% మాత్రమే వారి ఆఫ్-సైట్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ విక్రేత అభ్యర్థించినట్లు అదే రోజున పత్రాలను తిరిగి పొందింది. దాదాపు మూడో వారానికి మూడు రోజులు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ సమయం పడుతుంది, రికార్డులను తిరిగి పొందడం - కొన్నిసార్లు ఒక వారం కంటే ఎక్కువ! అంతర్గత పరిష్కారంతో, వేగం మీ నియంత్రణలో ఉంది.

4) సమర్థత మరియు సౌలభ్యం మెరుగుపరచండి - సర్వే ప్రకారం, 74% ఆఫ్-సైట్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్కు ఎటువంటి ప్రభావాన్ని లేదా ప్రభావాన్ని ప్రతికూల ప్రభావాన్ని కలిగి ఉందని చెప్తున్నారు.

మీ పొదుపు సామర్ధ్యాన్ని లెక్కించేందుకు సొనాన్స్ అనలైజర్ను ఫెలోస్ సృష్టించారు. ఇది కాలిక్యులేటర్ను అమలు చేయడానికి 60 సెకన్ల సమయం పడుతుంది - దాన్ని ప్రయత్నించండి మరియు చూడండి.

7 వ్యాఖ్యలు ▼