ఒక వ్యాపారం సమావేశం ఏర్పాట్లు ఎలా

వ్యాపార ప్రపంచం సమావేశాల అక్షం మీద స్పిన్ కనిపిస్తుంది - కానీ అన్ని సమావేశాలు ఫలవంతమైనవి కావు. మీ సమావేశాలు పనిని పూర్తి చేయాలని నిర్థారిస్తూ ఉత్పాదక సమావేశాన్ని ప్రణాళికలో పెట్టుకోండి. మీరు సాధి 0 చవలసిన అవసర 0 గురి 0 చి, ఎవరు పాల్గొనాలి అనేదానికి జాగ్రత్తగా ఆలోచి 0 చ 0 డి.

ఆబ్జెక్టివ్ మరియు ఆడియన్స్ను నిర్ణయించడం

సమావేశానికి లక్ష్యంగా పెట్టుకోండి మరియు దానిని క్లుప్తంగా మరియు స్పష్టంగా పేర్కొనండి. ఉదాహరణకు, నిర్దిష్ట లక్ష్యాలను వివరించే బుల్లెట్ పాయింట్స్ యొక్క చిన్న జాబితాను సృష్టించండి. మీ సమావేశం యొక్క లక్ష్యం ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడం, నిర్ణయాలు తీసుకోవడం, సమస్యలను పరిష్కరించడం లేదా చర్యలను కేటాయించడం. సమావేశంలో పాల్గొనడానికి ఎవరైతే సమావేశానికి ఆర్గనైజర్ నిర్ణయిస్తారో ఒక క్లుప్త-మరియు-ది-పాయింట్ లక్ష్యం. లక్ష్యాలను ప్రతి లక్ష్యాన్ని సర్దుబాటు చేయడం ద్వారా సభ్యుల జాబితాను రూపొందించండి, దీని ఉనికిని సాధించడం సాధ్యమవుతుంది.

$config[code] not found

అజెండా సెట్

లక్ష్యంలో ప్రతి లక్ష్యం ఆధారంగా సమావేశ కార్యక్రమాలను సెట్ చెయ్యండి. ప్రాజెక్ట్ యొక్క ప్రారంభాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఒక లక్ష్యం ఉంటే, ఆ సమాచారాన్ని ఎవరు సమర్పించారో మరియు PowerPoint ప్రెజెంటేషన్ వంటి సమాచారం ఎలా భాగస్వామ్యం చేయబడుతుందో గుర్తిస్తుంది. లక్ష్యం చర్యలను కేటాయించాలంటే, నియమాలను ఎలా తయారు చేయాలో వివరించే అజెండా అంశం సెట్ చేయండి. ప్రతి లక్ష్యంలో ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఎజెండా అంశాలను నేరుగా దానితో సమలేఖనం చేయాలి.

వీడియో ది డే

సాప్లింగ్ ద్వారా మీకు తీసుకువచ్చారు

తేదీ మరియు సమయం ఎంచుకోండి

సమావేశం నాయకుడు మరియు అత్యంత క్లిష్టమైన ఆహ్వానితుల లభ్యత ఆధారంగా సమావేశం తేదీ మరియు సమయాన్ని ఎంచుకోండి. ఆహ్వానితుల జాబితా పెద్దది, అందరికి అందుబాటులో ఉన్న రోజు మరియు సమయం దొరకటం కష్టం. సాధ్యమైనంత ఎక్కువ షెడ్యూల్లను సరిపోయే సమయాన్ని అంగీకరించండి. సమయాన్ని నిర్ణయించే ముందు, సమయ మండలాల్లో ఆలోచించండి. కొంతమంది ఆహ్వానితులు ఫోన్ లేదా ఇంటర్నెట్ ద్వారా పాల్గొంటే, వారి పని గంటలను అలాగే మీ స్వంతం. 1 p.m. ఈస్ట్రన్ స్టాండర్డ్ టైమ్ లో సమావేశం సెంట్రల్ స్టాండర్డ్ టైమ్లో ఒక భోజన గంట సమావేశం. అదే సమావేశం టోక్యోలో 2 గంటలకు ఉంటుంది.

స్థానాన్ని ఎంచుకోండి

సమావేశ గదిని కనుగొనండి, ఇది అన్ని ఎజెండా అంశాలని సాధించగలదు. హాజరు కావాలనుకునే వ్యక్తుల సంఖ్యను హాయిగా సరిపోయేలా పెద్ద లేదా చిన్న గదిని ఎంచుకోండి. 40 మంది కూర్చున్న గది 10 మందితో కూడిన సమావేశానికి ఒక పేలవమైన ఎంపిక. అదేవిధంగా, మీరు అదనపు కుర్చీలు తీసుకురావడానికి అవసరమైన విధంగా గట్టిగా గట్టిగా గట్టిగా గట్టిగా ఉండకూడదు.

మెటీరియల్స్ మరియు ఇన్సిడెంటల్స్ కొరకు అమర్చు

ప్రదర్శనలు ఊహించినట్లయితే, గది ప్రొజెక్టర్తో అమర్చబడి ఉందని నిర్ధారించుకోండి. లేకపోతే, మీతో ప్రొజెక్టర్ను తీసుకురావడానికి ఏర్పాట్లు చేసుకోండి - తెరపై లేదా తెల్ల గోడగా మీరు ప్రాజెక్ట్ చేయడానికి ఏదైనా ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోండి. ఆఫ్-సైట్ పాల్గొనేవారికి పొడి వేయడం గుర్తులను, ఫ్లిప్ పటాలు మరియు స్పీకర్ ఫోన్లతో ఉన్న వైట్ బోర్డులు వంటి ఇతర సంఘటనల లభ్యతను పరిగణలోకి తీసుకోవడం మర్చిపోవద్దు. బహుళ-గంట సమావేశాల కోసం, ఆహారం మరియు పానీయాల కోసం ఏర్పాట్లు చేస్తారు కాబట్టి పాల్గొనేవారు తమ కడుపుల కన్నా పై దృష్టిని కేంద్రీకరిస్తారు.

ఆహ్వానితులు తెలియజేయండి

సమావేశ లక్ష్యాలను ఆహ్వానించడానికి, తేదీ, సమయం మరియు స్థానం ముందుగానే బాగా తెలియజేయండి కాబట్టి వారు సరిగ్గా సిద్ధం చేయవచ్చు. చాలా సందర్భాలలో, కనీసం ఒక వారం నోటీసు ఉత్తమం. అన్ని ఆహ్వానితులకు సమావేశం నియామకాన్ని పంపించడానికి కార్యాలయాల క్యాలెండర్ సాఫ్ట్వేర్ను ఉపయోగించండి. అనేక కార్యక్రమాలు సమావేశానికి కొన్ని నిమిషాలు లేదా కొన్ని రోజులు ఆహ్వానించడానికి హెచ్చరిస్తాయి లేదా మీ అవసరాలకు హెచ్చరికలను అనుకూలీకరించవచ్చు.