అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ల రోజులు షెడ్యూల్, ఇమెయిల్లు పంపడం మరియు మేనేజింగ్ ప్రాజెక్టులతో సహా బహుళ పనులు నిండి ఉంటాయి. అదనంగా, ఆమె బాస్కు అందుబాటులో లేనప్పుడు మీ బాస్ కోసం సందేశాన్ని తీసుకోవడం కొన్నిసార్లు అవసరం. అస్పష్టంగా, పేలవంగా వ్రాసిన సందేశం మీ యజమానిని నిరాశపరచగలదు. మీరు ఆమెను ఆకట్టుకోవడానికి కోరుకుంటే, కాల్ యొక్క స్వభావాన్ని క్లుప్తంగా వివరించే వివరణాత్మక సందేశాన్ని అందించండి మరియు అభ్యర్థించిన ప్రతిస్పందన. మీరు ఒక నిర్వాహక సహాయకుడు కాకపోయినా, అప్పుడప్పుడు అందుబాటులో లేని యజమాని కోసం సందేశాలను తీసుకోవాలి.
$config[code] not foundఫోన్లో ఉండగా
ఒక సందేశాన్ని వదిలిపెట్టాలని కోరుకుంటే, కాలర్ని అడగండి. సమాధానం "కాదు" ఉంటే, ఒక సందేశాన్ని ప్రోత్సహించడానికి ఒక క్షణం పడుతుంది. మీ యజమాని రోజంతా సమావేశాలలో ఉంటారని చెప్పండి, కాబట్టి తిరిగి కాల్ చేయడం ఉత్తమ ఎంపిక కాకపోవచ్చు.
వివరణాత్మక సందేశాన్ని ఇవ్వడానికి కాలర్ని అడగండి. కొందరు కాలర్లు సమాధానం ఇస్తారు, "ఆమె నన్ను తిరిగి పిలిచింది." దురదృష్టవశాత్తూ, మీ యజమాని అటువంటి అస్పష్టమైన సందేశానికి సంతృప్తి చెందకపోవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, "ఖచ్చితంగా చెప్పండి, ఈ విషయంలో నేను ఏమి చెప్పగలను?"
కాలర్ నుండి పూర్తి పేరుని అభ్యర్థించండి. మొదటి పేర్లు మీ యజమాని కోసం గందరగోళం కలిగించవచ్చు. "నేను మీ పూర్తి పేరు కలిగి ఉన్నారా?" సందేశాన్ని తీసుకోవడం ఉన్నప్పుడు.
కాలర్ యొక్క ఫోన్ నంబర్ కోసం అడగండి. ఇది స్పష్టంగా కనిపించినప్పటికీ, కాల్ యొక్క ఇతర అంశాలను దృష్టిలో ఉంచుకున్నప్పుడు సంఖ్యను మర్చిపోతే సులభం. కాలర్ ఇమెయిల్ ద్వారా సంప్రదించడానికి ఇష్టపడితే, దీనిని కూడా డౌన్ వ్రాయండి.
స్క్రాప్ కాగితంపై ఈ సమాచారాన్ని అన్నింటిని వ్రాయండి. కాల్ యొక్క తేదీ మరియు సమయం అలాగే వ్రాయండి.
సందేశం రిలేయింగ్
కాగితంపై చిన్న స్లిప్పు మీద మీ నోట్లను నిర్వహించండి. ప్రతి సందేశము ఒక కాగితపు ముక్కను మాత్రమే పూరించాలి. ప్రతి స్లిప్లో ఒకటి కంటే ఎక్కువ సందేశాలను రాయడం మానుకోండి.
కాగితం పైభాగంలోని కాలర్ యొక్క మొదటి మరియు చివరి పేరు తరువాత కాల్ యొక్క తేదీ మరియు సమయం వ్రాయండి. ఒకవేళ ఆమె తన యజమానిని లేదా అకౌంటెంట్ లేదా పంపిణీదారుడికి మీ యజమానిని కూడా ఇచ్చినట్లయితే, ఇక్కడ కూడా దీనిని రాయండి.
ఒక చిన్న వాక్యంలో కాల్ యొక్క ఉద్దేశాన్ని సంగ్రహించండి. కాలర్ పేరు క్రింద ఈ వ్రాయండి. క్లుప్తంగా మరియు నిర్దిష్టంగా ఉండండి, కనుక మీ యజమాని ఇది గురించి ఏమిటో ఆశ్చర్యపడదు.
సందేశం యొక్క దిగువ ఉన్న కాలర్ యొక్క ఫోన్ నంబర్ను వ్రాయండి.
కాల్ చాలా ముఖ్యం అయినట్లయితే, గమనిక యొక్క ఎగువ కుడి మూలలో ఉన్న "ఉత్తేజ" అక్షరాలలో వ్రాయండి. ఈ ఫోన్లో చాలా ఫోన్ సందేశాలు వస్తాయి. అత్యవసర సందేశాలు కుటుంబంలో అత్యవసర పరిస్థితులు లేదా వ్యాపార సమస్యలను సూచిస్తాయి, అది కంపెనీపై పెద్ద ప్రతికూల ప్రభావం చూపుతుంది.
మీ యజమానికి వెంటనే అందుబాటులో ఉన్న సందేశాలకు రిలే. మీరు ప్రతి సందేశాన్ని అతని చేతికి అప్పగిస్తూ, బిగ్గరగా చదువుతారు. ఈ విధంగా అవకాశం లేదు, అతను ఒక ముఖ్యమైన సందేశాన్ని కోల్పోతాడు.
చిట్కా
మాట్లాడేటప్పుడు ఎప్పుడు తెలుసుకోండి. ఒక సందేశాన్ని నిజంగా అత్యవసరమని, ముఖ్యంగా యజమాని కుటుంబానికి, ఆమెకు అంతరాయం కలిగించి వెంటనే కాల్లర్ గురించి చెప్పండి. జీవితంలో కొన్ని విషయాలు ఒక వ్యాపార సమావేశం కంటే ముఖ్యమైనవి.
