ఆఫీసు ఫైలింగ్ విధానం & పద్ధతులు

ఎలక్ట్రానిక్ కార్యాలయపు ఈ రోజు, మంజూరైన దాఖలు చేసిన పత్రాలను భావించటం సాధ్యమే. సమర్థవంతమైన కార్యాలయ ఫైలింగ్ విధానాలను అభివృద్ధి చేయడం ద్వారా ముఖ్యమైన పత్రాలను అందుబాటులో ఉంచడం మరియు క్రియాశీల పత్రాలు సులువుగా గుర్తించడంలో సహాయపడుతుంది. కంప్యూటరులో ఎంత పత్రాలు జరుగుతున్నాయో లేదో, ఎల్లప్పుడూ ముద్రించబడి మరియు చేతితో దాఖలు చేయవలసిన ఒక నిర్దిష్ట మొత్తం ఉంటుంది. ఆఫీసు దరఖాస్తు మీద ఉంచండి మరియు మీరు మరింత సమర్థవంతమైన కార్యాలయాన్ని అమలు చేయగలరు.

$config[code] not found

బాధ్యత

ఆఫీసు దాఖలు విధానం ఎంత వివరంగా ఉన్నప్పటికీ, ఎవరైనా దాన్ని రోజువారీ పద్ధతిలో ప్రభావవంతంగా అమలు చేయడానికి బాధ్యత వహించాలి. దాఖలు చేయవలసిన సమాచార పరిమాణం మీద ఆధారపడి దాఖలు అధికారాన్ని ప్రతిబింబించవచ్చు, దాఖలు చేసే వ్యవస్థ యొక్క సంక్లిష్టత మరియు ఎంత తరచుగా సమాచారం తిరిగి పొందబడుతుంది మరియు మళ్లీ దాఖలు చేయవలసి ఉంటుంది.

మంచి ఫైలింగ్ విధానంతో, దాఖలు బాధ్యత గల వ్యక్తి మాత్రమే చేయొచ్చు. ఎవరైనా పత్రాన్ని తొలగిస్తే, బాధ్యత గల పార్టీచే పత్రం ఒక "లో" బుట్టలో ఉంచుతారు. దాఖలు చేయడానికి చాలామంది వ్యక్తులు ఉంటే, మీరు ఏదైనా ఫోల్డర్లో ఒక వ్యవస్థను సృష్టించాలి, అక్కడ ఏదో దాఖలు చేసిన చివరి వ్యక్తి వారి మొదటి అక్షరాలతో సంతకం చేయాలి. ఒక మంచి దాఖలు వ్యవస్థను నిర్వహించడానికి, బాధ్యతగల ప్రజలు బాధ్యత వహించాలి.

రంగు కోడింగ్

PowerHomeBiz.com ప్రకారం, మీ ఫైల్లను నిర్వహించడానికి మార్గాల్లో ఒకటి రంగు కోడింగ్ ద్వారా ఉంటుంది. మీరు రంగు ట్యాబ్ స్టిక్కర్లను ఉపయోగించి కోడ్ ఫైళ్ళను రంగు చెయ్యవచ్చు లేదా మీ క్యాబినెట్లలో ఉపయోగించేందుకు వివిధ రంగుల ఫైల్ ఫోల్డర్లను కొనుగోలు చేయవచ్చు.

మీరు రంగు ద్వారా వేరు చేస్తే, మరింత సమగ్ర శీర్షికలకు మరింత సమర్థవంతమైన రంగు కోడింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించడానికి మరియు ఉప శీర్షికలకు వేరొక వ్యవస్థను ఉపయోగించవచ్చు. ఉదాహరణకు, అన్ని ఫైనాన్షియల్ డాక్యుమెంట్లను ఆకుపచ్చ ఫైల్స్లో ఉంచవచ్చు కానీ పన్ను సమాచారంతో ఉన్న పత్రాలు వారి సొంత వ్యవస్థను కలిగి ఉంటాయి. మీ రంగు కోడింగ్ వ్యవస్థ కోడింగ్ రంగుతో ప్రయోగం. గ్రీన్ ఫోల్డర్లను ఫైనాన్షియల్ డాక్యుమెంట్స్ కోసం ఉపయోగించవచ్చు, కానీ ఎరుపు టాబ్ స్టిక్కర్లు పన్ను సంబంధిత సమాచారాన్ని ఉంచవచ్చు.

వీడియో ది డే

సాప్లింగ్ ద్వారా మీకు తీసుకువచ్చారు

యాక్టివ్ మరియు ఆర్కైవింగ్

మీ ఎక్కువగా ఉపయోగించిన ఫైల్లు చురుకుగా పరిగణించబడేవి మరియు రోజూ సూచించబడని వాటిని ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు. చురుకైన ఫైల్ సిస్టమ్ డైనమిక్ మరియు విస్తరణ మరియు అదనంగా కోసం గదిని వదిలివేస్తుంది. ఒక డాక్యుమెంట్ దాని క్రియాశీల దశకు మించినదిగా భావించబడితే, అది ఆర్కైవ్ చేయబడుతుంది. మీ క్రియాశీల ఫైళ్ళను వారికి అవసరమైన వారికి అందుబాటులో ఉంచండి మరియు ప్రతిరోజూ మీ సక్రియాత్మక ఫైళ్ళను నిర్వహించడం కొనసాగించండి.