క్లేరికల్ & ఆఫీస్ ఫైలింగ్ పద్దతులు

ఫైల్ వ్యవస్థలు కార్యాలయ విధానాలను ఏర్పాటు చేస్తాయి, ఇవి సమాచారాన్ని సులువుగా కనుగొనే స్థిరమైన నిబంధనల ప్రకారం సమాచారాన్ని నిర్వహిస్తాయి. ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఇతర వ్యక్తులు మరియు సంస్థలను సంస్థకు పంపే పత్రాలు, సంస్థ యొక్క అంతర్గత కార్యకలాపాలు మరియు సంస్థ ఇతర కంపెనీలు మరియు వ్యక్తులకు పంపే సమాచారం యొక్క రికార్డులను నమోదు చేస్తాయి.

ఇన్బాక్స్ మరియు అవుట్బాక్స్

ఔట్బాక్స్ పంపిణీ చేయడానికి ముందు అవుట్గోయింగ్ పత్రాలను కలిగి ఉంటుంది. అవుట్గోయింగ్ పత్రాలు అవుట్గోయింగ్ మెయిల్, ఫ్యాక్స్లు లేదా డాక్యుమెంట్లను సంస్థ వెలుపల ఎంటిటీలకు ఇమెయిల్లో స్కాన్ చేసి పంపడానికి పంపండి. అంతర్గతంగా దాఖలు చేయడానికి లేదా పంపిణీ చేయడానికి ఇన్బాక్స్ ఇన్కమింగ్ పత్రాలను కలిగి ఉంటుంది. ఈ పత్రాలు జ్ఞాపికలు; పత్రాలు ఒక కొత్త ప్రాజెక్ట్, చొరవ లేదా క్లయింట్; మరియు మెయిల్ లో వచ్చిన పత్రాలు. కొన్ని ఇన్బాక్స్లకు రెండు విభాగాలున్నాయి. ఒక విభాగంలో ఉన్న ఫైళ్ళను కలిగి ఉన్న పత్రాలు మరియు మరొక విభాగం కొత్త ఫైల్ అవసరమైన పత్రాలను కలిగి ఉంటుంది.

$config[code] not found

ఫైళ్ళు మరియు కేటగిరీలు

ఫైల్లు పేరు, తేదీ, విషయం, స్థానం, ప్రాజెక్ట్ లేదా ఇతర డేటా ప్రకారం కలిసి ఉన్న సమాచారం కలిగి ఉండే ఫోల్డర్లను కలిగి ఉంటాయి. బహుళ ఫైళ్లను కేతగిరీలు సమూహం. తరచుగా ఈ కేతగిరీలు రంగు మరియు రంగు-కోడెడ్ ఫోల్డర్లు లేదా స్టిక్కర్లు ఈ కేటగిరీలకు సులభంగా సూచించడానికి ఉపయోగిస్తారు. ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు ఒక వర్గంలోని వ్యక్తిగత ఫైళ్ళ యొక్క తార్కిక స్థానమును ఏర్పాటు చేస్తాయి. ఉదాహరణకు, ఒక వైద్యుడు కార్యాలయం చివరి పేర్ల కోసం వర్ణమాల యొక్క ప్రతి అక్షరానికి అనుగుణంగా రంగు-కోడెడ్ వర్గాలను కలిగి ఉండవచ్చు. ఇతర ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు విషయం, సంఖ్యా, భౌగోళిక మరియు కాలక్రమానుసార కేతగిరీలు మరియు స్థానాలు ద్వారా ఫైళ్లను ఏర్పరుస్తాయి.

వీడియో ది డే

సాప్లింగ్ ద్వారా మీకు తీసుకువచ్చారు

కరస్పాండెన్స్

ఇన్కమింగ్ మెయిల్ పత్రాల్లోని సమాచారానికి సంబంధించిన ఫైల్లో నిల్వ చేయబడుతుంది. అసలు ఇన్కమింగ్ డాక్యుమెంట్స్లో అదే ఫైల్లో ఇన్కమింగ్ మెయిల్కు ప్రతిస్పందనల కాపీలు ఉన్నాయి. కొన్ని కంపెనీలు ప్రతిస్పందనల నుండి వేరుపర్చడానికి పూర్తి ప్రతిస్పందనల కాపీని స్టాంప్ చేస్తున్నాయి. అదేవిధంగా, అవుట్గోయింగ్ పత్రాల యొక్క ఫోటోకాపీలు పత్రాల్లోని సమాచారంతో పాటుగా ఫైళ్ళలో నిల్వ చేయబడతాయి మరియు సంస్థ ఆ డాక్యుమెంట్లకు ఏ ప్రతిస్పందనగా అదే ఫైల్లో నిల్వ చేయబడుతుంది.

అంతర్గత పంపిణీ

వ్యక్తిగత ఉద్యోగులు, జ్ఞాపికలు మరియు ఇతర భౌతిక పత్రాలకు మెయిల్తో సహా సంస్థలో పంపిణీ చేయబడిన పత్రాలను ఇన్బాక్స్ కలిగి ఉంది. అంతర్గత ఇన్బాక్స్ పత్రాలు ఉద్యోగుల డ్రాప్ బాక్సుల్లో పత్రాలను ఉంచడం ద్వారా ఉద్యోగులకు పంపిణీ చేయబడతాయి మరియు కొన్నిసార్లు రిమోట్ ఉద్యోగులకు పత్రాన్ని స్కాన్ చేయడం లేదా ఫ్యాక్స్ చేయటం ద్వారా పంపిణీ చేయబడతాయి.

ఫైలింగ్ కీ

ఒక క్రొత్త పత్రంతో తార్కికంగా ఉనికిలో ఉన్న ఉనికిలో ఉన్న ఫైల్ లేకపోతే అది నిల్వ చేయడానికి కొత్త ఫైలు సృష్టించబడుతుంది. అలాగే, డాక్యుమెంట్తో సరిపోయే ఇప్పటికే ఉన్న వర్గమూ లేకపోతే క్రొత్త వర్గానికి కొత్త వర్గం సృష్టించబడుతుంది. ఫైల్ కీలు ఒక ఫిల్లింగ్ సిస్టమ్ కొరకు సూచికను అందిస్తాయి. ఫైలు కీలు జాబితా మరియు ఒక దాఖలు వ్యవస్థలో అన్ని కేతగిరీలు కోడ్, మరియు ప్రతి వర్గానికి సమాచారం ఎలా నిర్వహిస్తారు సూచించడానికి. క్రొత్త వర్గం సృష్టించబడిన ఏ సమయంలోనైనా, ఫైల్ కీ నవీకరించబడింది మరియు మిగిలిన సిబ్బందికి పంపిణీ చేయబడుతుంది లేదా కేంద్ర సూచన వద్ద ప్రదర్శించబడుతుంది.