రాయడం లో ఒక కస్టమర్ ఫిర్యాదు స్పందించడం ఎలా

వినియోగదారుల సంతోషాన్ని ఉంచడం ఏ వ్యాపార విజయానికి కీలకం. ఫిర్యాదులకు తక్షణ ప్రతిస్పందన మీ కంపెనీ నుండి వారు అందుకున్న సేవకు అసంతృప్తి చెందిన వినియోగదారులను నిలుపుకోవడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. బాగా వ్రాసిన ప్రతిస్పందన లేఖ ప్రాథమిక ఫార్మాట్ను అనుసరిస్తుంది మరియు మీ కంపెనీ ఫిర్యాదుల తీర్మాన ప్రక్రియలో ఒక ముఖ్యమైన సాధనం.

పరిస్థితిని సంగ్రహించండి

సమస్య గురించి మీకు చెప్పడం కోసం వినియోగదారుని కృతజ్ఞతతో ఈ లేఖను ప్రారంభించండి. కస్టమర్ ఇప్పటికే మీ కంపెనీతో అసంతృప్తి చెందారని మీకు తెలుసు కాబట్టి, సానుకూల గమనికపై లేఖను ప్రారంభించడం చాలా ముఖ్యం. మీరు తన వ్యాపారాన్ని విలువైనదిగా గుర్తించి, మీ సంస్థతో మంచి అనుభవాన్ని కలిగి ఉంటారని నిర్ధారించడానికి ప్రయత్నిస్తారు. ఏవైనా తేదీలు, వర్తిస్తే, ఫిర్యాదుని సంక్షిప్తీకరించండి. కస్టమర్ మీ సమస్యను తన సమస్యను ఖచ్చితంగా వివరించకపోతే మిమ్మల్ని సంప్రదించమని అడగండి. కస్టమర్ యొక్క అనుభవం గురించి మీకు ఏవైనా ప్రశ్నలు చేర్చండి.

$config[code] not found

తదనుభూతి ఉపయోగించండి

అతను కలత లేదా సంతోషంగా ఎందుకు మీరు అర్థం ఆ కస్టమర్ తెలియజేయండి. మీ కంపెనీ తప్పు అయితే, లోపం లేదా పరిస్థితికి క్షమాపణ చెప్పండి. మీ కంపెనీ సరియైనది అయినప్పటికీ, అతనిపై ఉన్న పరిస్థితిని నిందించడం ద్వారా కస్టమర్ను వ్యతిరేకించకూడదు. మీరు ఫిర్యాదు అవాంఛనీయమైనదని భావిస్తే, మీ అంచనాలను నెరవేర్చలేదని మీరు గ్రహించిన కస్టమర్కి మీరు Intuit వెబ్సైట్ సూచించారు. ఈ పేరా యొక్క పాయింట్ క్లయింట్ తో అవగాహన స్థాపించడానికి మరియు అతని అభిప్రాయం విషయాలను భావిస్తున్నాను చేయడానికి ఉంది.

ఒక సొల్యూషన్ ఆఫర్

కస్టమర్ పరిస్థితిని పరిష్కరించడానికి మీరు ఏమి చేయవచ్చో తెలియజేయండి. మీరు ఏమి చేస్తారనే దాని గురించి వివరంగా వివరించండి. మీరు సమస్యను పరిష్కరించడానికి ముందు కొన్ని సందర్భాల్లో, మీరు పత్రాలను లేదా పూర్తి రూపాలు వంటి అతని నుండి అదనపు సమాచారం అవసరం కావచ్చు. కస్టమర్ మీకు అవసరమైన సమాచారం మరియు మీకు అవసరమైనప్పుడు చెప్పండి. కంపెనీ విధానాలను దెబ్బతీయడం మానుకోండి. మీరు అభయపత్రం గడువు ముగిసిన ఒకరోజు సంభవించిన ఒక సమస్యను పరిష్కరించడానికి మీరు తిరస్కరించినట్లయితే మీరు తప్పు కాదు, కానీ మీరు బహుశా వినియోగదారునిని కోల్పోతారు - మరియు ఆ కస్టమర్ మీ కంపెనీతో తన అనుభవాన్ని ఇతరులకు తెలియజేస్తాడు.

లేఖను ముగించండి

మీ సంప్రదింపు సమాచారంతో లేఖను ముగించండి కస్టమర్ ఈ విషయం గురించి మరింత చర్చించాలని కోరుకుంటారు. కస్టమర్ మిమ్మల్ని సంప్రదించగల బహుళ మార్గాల్ని అందించండి, ఇమెయిల్ చిరునామా మరియు మీ ప్రత్యక్ష టెలిఫోన్ లైన్ వంటివి. ఒక సాధారణ కంపెనీ టెలిఫోన్ నంబర్ లేదా ఒక కస్టమర్ అవసరాలను తీసివేయడం మానుకోండి. మీరు కస్టమర్ మిమ్మల్ని చేరుకోవటానికి కష్టతరం చేస్తే, అతడు నిరాశకు గురవుతాడు మరియు తన సమస్య పరిష్కారానికి సంబంధించినది కాదని మీరు భావిస్తారు. మీరు కస్టమర్కు మళ్ళీ సంప్రదించి, ఏవైనా అదనపు సమస్యలను కలిగి ఉన్నారో మీకు తెలియజేయమని చెప్పమని చెప్పండి.