ఒక డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ యొక్క పాత్ర

ఒక డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ IT సంస్థలో సభ్యుడు, దీని లక్ష్యం ఒక సంస్థలోని డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క మొత్తం వర్క్ఫ్లో నిర్వహించడానికి, మెరుగుపరచడానికి మరియు మెరుగుపరచడానికి ఉద్దేశించబడింది. అధిక రియల్ ఎస్టేట్ సంస్థలు, చట్టపరమైన సేవలు, ఫైనాన్సింగ్, ఆరోగ్య సంరక్షణ మరియు బీమా వంటి కొన్ని పరిశ్రమలు పరిమాణంతో సంబంధం లేకుండా చేతితో డాక్యుమెంట్ నిర్వాహకుడిని కలిగి ఉండటం వలన కార్పొరేషన్లు పత్రం నిర్వాహకుల అతిపెద్ద యజమానులు. చాలా డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ స్థానాలకు గరిష్టంగా మూడు సంవత్సరాల అనుభవం అవసరం. అయినప్పటికీ, ఇటీవలి శిక్షణా కళాశాల గ్రాడ్యుయేట్లు నేరుగా ఈ స్థానానికి వెళ్ళవచ్చు. డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్స్ మరియు / లేదా కస్టమర్ రిలేషన్ మేనేజ్మెంట్ ప్రోగ్రామ్స్ వంటి నిర్దిష్టమైన సాఫ్ట్వేర్తో నైపుణ్యం ఉద్యోగ విధికి చాలా అవసరం. డాక్యుమెంట్ నిర్వాహకులకు ఐదు ముఖ్యమైన ఉద్యోగ బాధ్యతలు ఉన్నాయి: ప్రాప్యత పెరుగుతున్న, పత్రాలను ఆర్కైవ్ చేయడం, సమాచారాన్ని నవీకరించడం, గుర్తించదగిన రికార్డింగ్ మరియు పత్రాలను పొందడం.

$config[code] not found

ప్రాప్యతను పెంచండి

ఉద్యోగులకు కవర్ అక్షరాలు, మార్కెటింగ్ పదార్థాలు, ట్యుటోరియల్స్ మరియు క్లయింట్ సమాచారం వంటి పత్రాలకు వారి పనిని పూర్తి చేయడానికి అవసరం. సాంప్రదాయకంగా, ఉద్యోగులు ఈ ఫైళ్ళను భవిష్యత్తులో యాక్సెస్ కోసం నేరుగా తమ హార్డు డ్రైవులలో భద్రపరచారు, అయితే ఫైళ్ళను గడువులోకి తెచ్చే అంతర్లీన ప్రమాదం ఉంది. అదనంగా, ఉద్యోగులు వారి హార్డ్ డ్రైవ్లను వారు డౌన్లోడ్ చేయని పత్రాల కోసం కలపడం ద్వారా విలువైన సమయం వృధా చేయవచ్చు. ఒక డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ ఈ సమస్యలను పరిష్కరిస్తుంది. ఇది అన్ని డాక్యుమెంట్లు సేవ్ చేయబడిన కేంద్ర బిందువును సృష్టిస్తుంది. అంతేకాకుండా, అదే వెబ్ సైట్ ద్వారా సిబ్బంది మరియు ఖాతాదారులతో అదే పత్రాలు పంచుకోవచ్చు. చాలా డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్లు సులభంగా ఒక వెబ్సైట్కు ఉత్పత్తి చేయగలవు; ప్రయోజనం అనేది ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్తో ఎవరికైనా ప్రాప్యత చేయగలదు మరియు వీక్షించడానికి అదనపు సాఫ్ట్వేర్ లేదా ఇన్స్టాలేషన్లు అవసరం లేదు (ఇది వినియోగదారు పేరు మరియు పాస్వర్డ్ అవసరం కావచ్చు, కానీ అది పేర్కొనవచ్చు).

ఆర్కైవ్ చేసే పత్రాలు

ఐఆర్ఎస్కు ఖాతాదారులు మూసివేసిన ఐదు సంవత్సరాలు క్లయింట్కు సంబంధించిన ఏవైనా పత్రాలను ఉంచడానికి ఆర్థిక సంస్థలు అవసరం. జస్టిస్ డిపార్టుమెంటు చట్టాల కార్యాలయాలకు ఎక్కువ సమయం కేటాయించాల్సిన అవసరం ఉంది, అంటే ఆ ఫైల్లు అన్నిచోట్ల ఎక్కడో వెళ్లాలి. డాక్యుమెంట్ నిర్వాహకులు సాధారణంగా పత్రాలను ఆర్కైవ్ కాలక్రమానుసారంగా, కొంతమంది అక్షరక్రమంగా నిల్వ చేయవలసిన మొత్తం సమాచారం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. ఇది కాగితం లేని కార్యాలయం అయితే, అప్పుడు పత్రాలు (రెండు వేర్వేరు ప్రాంతాల్లో) బ్యాకప్ చేయాలి, ఆపై సర్వర్ నుండి ప్రక్షాళన చేయాలి.

వీడియో ది డే
సాప్లింగ్ ద్వారా మీకు తీసుకువచ్చారు
పత్రాలను నవీకరిస్తోంది

సంస్థ యొక్క పరిమాణంపై ఆధారపడి, వ్రాత నైపుణ్యాలు డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ పాత్రకు కీలకమైన అంశంగా ఉండవచ్చు. కవర్ అక్షరాలు, టెంప్లేట్లు, మరియు ట్యుటోరియల్స్ సంబంధిత స్థిరంగా ఉండటానికి నిరంతర నవీకరణలు అవసరం. అంతేకాకుండా, గోప్యతా ప్రకటనలు, ఖాళీ ఒప్పందాలు మరియు సాంకేతిక పత్రాలు సంవత్సరానికి ఒకసారి చిన్న ట్వీక్స్ను స్వీకరిస్తాయి. డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ ఈ మార్పులను వ్యక్తిగతంగా చేస్తుందో లేదో, ప్రతి ఒక్కరూ చాలా తాజా వెర్షన్లను ఉపయోగిస్తున్నారని నిర్ధారించడానికి అతని బాధ్యత ఉంటుంది. దీనిని చేయటానికి సరళమైన మార్గం ఒక డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్ ఉపయోగించి.

రికార్డింగ్ ట్రేజసిబిలిటీ

పత్రాలు మార్పు, మరియు ఏ మార్పులు చేసిన వారిని తెలుసుకోవటానికి డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ యొక్క బాధ్యత. చాలా డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సాఫ్ట్వేర్లో ట్రేజబిలిటీ ఒక ప్రామాణిక లక్షణంగా చెప్పవచ్చు. ఏది ఏమైనప్పటికీ, డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ ప్రతి డాక్యుమెంట్ చదవడానికి-మాత్రమే చేయటం ద్వారా సాఫ్ట్వేర్ లేకుండా ట్రేసెబిలిటీని ట్రాక్ చేయవచ్చు, ఆపై వారు అందుకున్న అభ్యర్థనలకి లాగిన్ చేయబడతాయి.

పత్రాలను తిరిగి పొందడం

పత్రాల నిర్వాహకుడు ఇప్పటికే ఆర్కైవ్ చేయబడిన అంశాలను కనుగొనడానికి అవసరమైనప్పుడు సమయాలు ఉంటాయి. చాలా తరచుగా, ఇది ఎందుకంటే ఆడిట్ లు, వ్యాజ్యాల, మరియు ప్రకృతి వైపరీత్యాలు - గత సంఘటనల యొక్క ఖచ్చితమైన రికార్డులకు ఇది అవసరం. ఆ కారణంగా, డాక్యుమెంట్ నిర్వాహకులు తార్కికంగా మరియు ఖచ్చితంగా వీలైనంతగా పదార్థాలను ఆర్కైవ్ చేయాలి. ఈ విధంగా, ఏ డాక్యుమెంట్ మేనేజర్ను అసలు నిల్వ చేసినవారితో సంబంధం లేకుండా ఆ అవసరమైన రికార్డులను ప్రాప్యత చేయవచ్చు. ఇది ప్రకృతి వైపరీత్యాలకు సిద్ధమైనప్పుడు, ఎక్కడో కార్యాలయానికి వెలుపల ఆఫీస్ సర్వర్ యొక్క బ్యాకప్ను నిల్వ చేస్తుంది. సాధ్యమైతే, ఉపగ్రహ ఆఫీసు వంటి వేరే ప్రాంతంలో నిల్వ చేయండి.